Analys
Ibland får vi i uppdrag att undersöka hur vi skulle göra för att förbättra ett företags produktinformation. Det kan vara olika orsaker som föranlett uppdraget, men ofta är det frågan om man ska byta verktyg som leder till att man tar in en konsult. I de flesta fall är det dock processen som är problemet. Man måste alltid titta på alla delar, då det är helheten som leder till resultatet: verktyg, information och processer.
När man ska handla upp ett nytt verktyg bör man fokusera på att först ta fram processen för hur man skriver sin dokumentation. Steg två är sedan att ta fram ett verktyg som stödjer det sättet att arbeta. Alltför ofta börjar man tvärtom med att köpa ett verktyg, sedan går all kraft åt till att förändra dokument och process för att passa in i det nya verktyget.
Strukturering
Att ha en bra struktur på sin informationsleverans blir allt viktigare. Det är viktigt att läsaren snabbt hittar rätt information. Vad är då en informationsstruktur?
Ett ord ingår i en mening, en mening ingår i ett stycke och ett stycke ingår kanske i ett kapitel som ingår i en bok. Det är en hierarkisk struktur. Om man bara ser en mening utan sammanhang är det svårt att förstå vad det handlar om. Nyhetssajter på nätet lägger ut en lösryckt mening som gör oss nyfikna och får oss att klicka för att kunna läsa hela artikeln och få veta vad det handlar om.
Förändringen som sker inom informationshanteringen är att man går ifrån kontextkänslig text till mer fristående moduler. Under många år har man arbetat med strukturer, till exempel kapitelstrukturer eller menystrukturer. På grund av växande behov av att konsumera information via telefoner och liknande, behöver man kunna arbeta med mindre moduler som kan hanteras och förstås utan kontext.
För teknisk dokumentation använder många företag modulorienterade verktyg, till exempel DITA, som är en XML-standard och olika former av wikis. Här använder man sig av metadata för att skapa strukturer och lätt kunna söka fram rätt information.
- Analysera vilka frågor som en tänkt användare har och använd dem för att bygga upp era informationsstrukturer. Det gör informationen lättare att producera och framför allt blir den lättare att söka i och snabbt hitta rätt.
