Informationsmaterial
Här anpassas informationsprodukter efter dina behov och målgrupp. Det skapas tydlig, enkel och målgruppsanpassad information som är både kostnadseffektiv och går att återanvända. Några exempel på informationsmaterial är manualer, checklistor, presentationer, reservdelslistor och tekniska produktblad.
Manualer
Det finns många typer av teknisk produktinformation och även en hel del direktiv och förordningar att förhålla sig till. Det mest kända är maskindirektivet. Direktiven styr vilken information som måste finnas med, vilka språk det ska översättas till och en hel del andra regler.
Idag är det vanligt att information tas fram i formatet XML (Extensive Markup Language). En av fördelarna med XML är att det stöds av många olika editeringsverktyg. Det betyder att det inte krävs en onödigt dyr licens för att skriva informationen. Just nu är det stor efterfrågan på responsiv HTML.
Vill man visa utvald information ur sin dokumentation för en viss mottagare så är detta möjligt med hjälp av olika filter. Att skapa ett sådant system kräver mycket förberedelse så ett bra tips är att skapa ett visionsdokument där ni definierar hur ni vill kunna använda er dokumentation om 3-5 år. Utifrån det går det sedan att förbereda struktur och meta-data så att visionen blir möjlig.
Text till bild
På Condesign Devarion arbetar vi mycket med att omvandla text till bilder. Informationen blir lättare att ta till sig med hjälp av bilder och det minskar eventuella översättningskostnader.
Standarder
En av de standarder vi arbetar med är S1000D. Det är en standard för att dela in användar- och underhållsinformation i moduler som går att återanvända. S1000D har sitt ursprung i försvarsindustrin och används även av större bolag inom bland annat marin- och flygindustrin.
Att tänka på vid manualproduktion:
- Vem skriver vad, för vem skriver vi och varför?
- Indelning av rätt information i rätt manual
- Ifrågasätt produktdesign som är komplex att beskriva. Genomtänkt design skapar förutsättningar för god användbarhet och därmed bra produktinformation.
Skillnaden på en underhållsmanual och en servicemanual
Skillnaden på en underhållsmanual och en servicemanual är kompetensen på användaren. Underhåll innebär arbetsuppgifter som en okvalificerad personal kan utföra, utan specifik utbildning. För att utföra service krävs istället en högre kompetens då uppgiften som ska utföras är mer avancerad.
I de flesta fall finns en manual för handhavande av konsumentprodukter, en användarmanual. Den innehåller ofta ett avsnitt med underhåll som kan utföras av en vanlig konsument. Det kan till exempel vara att byta filter, göra en lättare felsökning eller inspektera status på komponenter. Om någon ytterligare åtgärd behövs så behöver man kontakta en servicetekniker.
När en produkt behöver skruvas isär och få delar utbytta ska det göras av en annan person, någon med produktkunskap. Servicetekniker behöver ha en servicemanual som beskriver tillvägagångssättet, och som har en betydligt mer detaljerad information än en användarmanual.
När vi arbetar med underhålls- och servicemanualer upptäcker vi ofta att det saknas en eftermarknadsplan, och därav också en underhållsplan (maintenance schedule). Hur ofta de olika delarna ska kontrolleras eller hur länge produkten ska gå innan den byts. Eftermarknadsstrategier är bland det viktigaste hos produktproducerande företag idag. En serviceplan för de kommande tjugo åren skapar de inkomster som företaget ska leva på i framtiden.
För att dra ner kostnader:
- Beskriv alla reservdelar i reservdelslistan i manualen var för sig och hur de byts enligt gängse direktiv. Undvik att bara skicka med en ritning.
- Beskriv inte hur man byter alla reservdelar i manualen. Skicka istället med en instruktion med varje reservdel vid beställning av den. Manualen blir färdig tidigare och överflödig information minimeras.
